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Gestion des archives physiques en entreprise : les points à connaître

Dans son fonctionnement quotidien, votre entreprise doit faire en permanence de l’archivage physique. C’est une exigence puisque vous produisez au jour le jour de nouveaux documents essentiels à la bonne marche de votre activité. Aussi, la loi l’impose. En effet, un cadre législatif définit la gestion et la préservation des archives en indiquant des durées légales de conservation pour chaque type de document. Toutefois, même si l’archivage est nécessaire, sa bonne gestion n’est pas gagnée d’avance ! Car il y a plusieurs points à considérer pour que cette gestion soit parfaite. Et pour ne pas en oublier, le mieux est de confier cette tâche à un organisme qui en est spécialisé. Vous vous déchargerez ainsi d’une tâche qui impose le suivi d’une procédure parfois complexe. De gros enjeux économiques en découlent, d’où la nécessité d’y mettre du sérieux et de ne rien faire de travers.

Savoir quels types de documents archiver

L’ensemble des documents qu’une entreprise produit ou reçoit dans le cadre de l’exercice de son activité doit être archivé. Il peut s’agir de document papier, de supports photographiques ou de données électroniques. Ces archives sont gérées selon le type de support et en fonction de la politique d’archivage de l’entreprise. On distingue en général des archives courantes, des archives intermédiaires et des archives définitives ou à valeurs historiques. Celles-ci reflètent plusieurs catégories de documents issues du fonctionnement et de la vie de l’entreprise. L’archivage physique en entreprise peut concerner les dossiers dits vivants. Il s’agit de la paperasse à conserver dans le bureau et qu’on peut exploiter à tout moment puisqu’elle contient des informations essentielles à la bonne marche de l’activité. L’archivage est également effectué en vue de conserver les dossiers clos. Il est question d’archives courantes, mais intermédiaires qu’il est indispensable de placer dans des lieux de stockage durant leur période légale de conservation. On a ainsi la possibilité de les récupérer afin de présenter des preuves en cas de litige. Cela pourrait permettre de défendre les droits de personnes physiques et morales. Quant aux documents à valeur historique, ils font référence aux archives dites définitives. Elles sont conservées pour toujours et deviennent des matériaux rappelant l’histoire de l’entreprise.

Faire un classement des documents physiques à archiver

Effectuer le classement des documents physiques à archiver est un point très important qui doit s’appuyer sur de bonnes bases. Celles-ci permettent de classer de façon utile, efficace et durable tous les documents physiques de l’entreprise. Quelle que soit la densité des dossiers produits, il faut éviter de les laisser s’entasser. Ce qui est recommandé est de suivre une procédure de classement en passant par un outil de gestion des archives appelé Records Management. Grâce à celui-ci, il est plus facile d’organiser et de gérer tous les documents qui interviennent dans la conduite pérenne de l’activité de l’entreprise. Cet outil permet, au final, d’avoir accès à ses fichiers à n’importe quel moment. Vous l’aurez compris, le Records Management se limite aux archives courantes et intermédiaires et tient compte de plusieurs paramètres, comme la traçabilité, les durées légales de conservation et la communication des documents archivés.

Le classement des documents physiques est une obligation légale. C’est en effet la loi qui impose aux entreprises de conserver leurs documents selon leur durée légale de conservation en veillant à ce qu’ils soient classés, ordonnés, accessibles et en bon état. Aussi, il y va de la vitalité de l’entreprise. Car le classement permet de trouver rapidement un document dont l’exploitation est nécessaire à la bonne marche de l’activité. Pour le réaliser, il est recommandé de mettre en place un cadre dans ce sens. L’objectif est d’avoir la possibilité de créer des catégories structurées et hiérarchisées. Chaque document créé est identifié et se retrouve à la place qui convient le plus. On en arrive au classement en lui-même qui consiste à mettre les documents dans chacune des catégories créées.

Il est bon de savoir que l’idéal est de faire le classement dès que les archives sont produites. C’est une mauvaise idée d’attendre que les documents soient en grand nombre avant de commencer à les traiter. Fondamental, le classement respecte la durée de vie des archives et reflète véritablement l’activité de l’entreprise. Pour être sûr qu’il est effectué dans les règles de l’art, le recours à une société d’archivage est recommandé.

Lire aussi : Pourquoi faut-il conserver certaines archives et pas d’autres ?

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