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Comment optimiser votre assemblée générale d’approbation des comptes ?

La vie des entreprises de France est marquée par un grand nombre de procédures administratives, chères à notre pays de papiers et d’idéaux. Si elles peuvent parfois paraître rébarbatives, il ne faudrait pas oublier qu’elles forment un socle juridique sûr et stable qui fait de la France, l’un des pays au monde où il fait bon entreprendre. De la création à la fermeture d’une entreprise, de nombreux événements jalonnent la vie de nos sociétés et parmi ceux-là, l’assemblée générale d’approbation des comptes est incontournable.

En France en effet, toute société commerciale est obligée de procéder à l’approbation et au dépôt des comptes annuellement. Cette démarche obligatoire s’effectue auprès du greffe du Tribunal de Commerce. Attention, car en cas de non-respect, les contrevenants s’exposent à des sanctions civiles et parfois pénales, notamment en cas de récidive. En outre, il faut savoir que le dépôt des comptes annuels peut aussi servir à optimiser votre activité, notamment en l’utilisant pour opérer un transfert de siège social.

A quoi correspond le dépôt des comptes annuels ?

En France, l’ensemble des sociétés commerciales se doivent de tenir une comptabilité d’entreprise. Chaque année, à la fin de l’exercice social, il leur faut établir différents comptes annuels. Le bilan comptable est le premier d’entre eux et il représente l’état du patrimoine de l’entreprise à la clôture de l’exercice. Par ailleurs, il faudra produire le compte de résultat qui détermine si la société présente un bilan excédentaire ou déficitaire et donc de savoir si elle est rentable ou non.

Ces deux premiers documents doivent nécessairement être accompagnés d’annexes comptables, documents qui compilent les données brutes indispensables à la compréhension et à la vérification des deux premiers. L’ensemble de ces documents constitue ce qu’on appelle depot des comptes annuels. Cette obligation réglementaire permet à l’administration de retracer les activités d’une entreprise au cours de n’importe quel exercice particulier et donc de contrôler le respect des réglementations sociales ou fiscales notamment. L’assemblée générale d’approbation des comptes est donc un moment important.

Qui est concerné par le dépôt des comptes annuels obligatoire ?

Le dépôt des comptes annuels est obligatoire en France pour toutes les sociétés commerciales quel que soit leur statut. Cette obligation est motivée par un but d’égalité des chances et surtout de transparence du monde économique. Une fois les comptes déposés au greffe, vos comptes seront rendus publics via une publication au BODACC et n’importe qui pourra alors les consulter sur le site infogreffe.fr. Sachez tout de même que vous pourrez déposer une demande de déclaration de confidentialité des comptes et l’obtenir sous certaines conditions.

Sachez par ailleurs que les entreprises individuelles sont de manière générale exemptées de l’obligation de dépôt des comptes annuels. Notez tout de même que certaines EIRL sont elles soumises à cette obligation. Par contre, aucune société civile, comme les SCI par exemple, n’y est obligée, contrairement à certaines associations sous certaines conditions. Voyons maintenant comment organiser l’assemblée générale d’approbation des comptes.

L’assemblée générale d’approbation des comptes

L’assemblée générale d’approbation des comptes doit nécessairement être réunie dans les 6 mois suivent la clôture de l’exercice en question. Au cours de cette assemblée, les associés doivent être convoqués et le rapport de gestion ainsi que les comptes annuels doivent être portés à leur connaissance. L’assemblée générale d’approbation des comptes annuels est aussi le lieu de la prévision de l’affectation du résultat ou encore de la fixation de la rémunération de la direction. Dans le dernier paragraphe, on précisera aussi en quoi cette assemblée peut permettre d’optimiser les possibilités de votre entreprise, notamment par le biais d’un transfert de siège social.

Au terme des débats, l’ensemble des décisions prises par les présents devront être consignées et rapportées dans un procès-verbal d’assemblée générale. Les comptes devront également être approuvés avant de pouvoir procéder au dépôt des comptes annuels auprès du greffe du Tribunal de commerce. Et pour se conformer aux exigences en vigueur, il faudra à la fois respecter des délais particuliers, qui peuvent différer en fonction des statuts et surtout du type de formation juridique, et produire certains documents obligatoires.

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Documents et délais du dépôt des comptes annuels

Lors du dépôt des comptes annuels auprès du greffe du Tribunal de commerce, il vous faudra d’abord fournir les comptes annuels, soit le bilan comptable, le compte de résultat ou la déclaration fiscale de résultat et les annexes comptables. S’il existe, il faudra également fournir un rapport de gestion et surtout ajouter le procès-verbal de l’assemblée générale d’approbation des comptes. Le cas échéant, vous pouvez inclure dans le dossier la déclaration de confidentialité et le rapport du commissaire aux comptes.

La date limite de dépôt des comptes annuels est fonction de la date de clôture de votre exercice. On rappelle que cette dernière dépassée, il ne vous reste alors que 6 mois pour approuver vos comptes annuels. On rappelle que des sanctions civiles, et même parfois pénales, peuvent être appliquées aux contrevenants, soyez donc sûr de vous et vérifier toujours vos obligations ! Une fois l’assemblée générale d’approbation des comptes effectuée, vous aurez alors un mois pour procéder au dépôt des comptes. Ceux qui décident de déposer en ligne obtiennent un délai supplémentaire, soit deux mois.

Dépôt des comptes et statut juridique

Si l’assemblée générale d’approbation des comptes est toujours un événement important pour les sociétés, les modalités d’organisation et de dépôt des comptes annuels peuvent varier en fonction des différents statuts. Pour les SARL par exemple, vous aurez 7 mois pour procéder au dépôt des comptes annuels à partir de la date de clôture des comptes qui a été définie dans les statuts. Sachez également que dans les 6 premiers mois, il faudra établir les comptes annuels, mais aussi présenter le rapport de gestion et approuver les comptes de la société lors de l’assemblée générale idoine.

Pour les SAS, c’est le président qui se charge de la bonne tenue des procédures réglementaires. Il doit notamment vérifier que les comptes ont été arrêtés à la bonne date ou que les différents rapports, le sien et celui du commissaire aux comptes, ont été transmis aux associés avant l’assemblée générale. Enfin, c’est également le président qui s’assure que l’organisation de l’assemblée est conforme à la procédure prévue par les statuts constitutifs.

Optimisation du dépôt des comptes annuels et transfert de siège social

L’assemblée générale d’approbation des comptes annuels est ainsi un événement charnière dans la vie des entreprises. C’est la véritable conclusion d’un exercice et une porte ouverte sur l’avenir. Il est très important de respecter les procédures, de veiller au suivi des obligations administratives et de s’assurer que le dépôt des comptes annuels est bien effectué dans les temps. Attention, car ne pas respecter ces règles peut exposer votre société à des sanctions donc on vous conseille d’être proactif et de vous faire conseiller par un expert juridique en cas de doute !

Sachez aussi que l’assemblée générale d’approbation des comptes peut aussi être un bon moyen d’évoluer pour les entreprises. En effet, par la réunion des associés, elle offre la possibilité de faire coup double et ainsi donc de modifier les statuts de l’entreprise. Ceci peut permettre par exemple le transfert de siège social en cas de besoin. Ce changement peut être dicté par un besoin de changer de zone géographique, de transformer l’image d’une entreprise en la domiciliant à une adresse prestigieuse ou tout simplement de changer de local pour s’offrir de nouvelles possibilités d’expansion !

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