Check-list pour réussir un évènement professionnel

Avez-vous une réunion de travail ou une conférence en vue ? Si vous êtes à la charge d’un tel projet, vous devez savoir qu’il s’agit d’une responsabilité à ne pas prendre à la légère. Pour faire de cet évènement une réussite, il existe des dispositions précises que vous devez prendre. Voici alors une check-list complète pour réussir un évènement professionnel.

Ce qu’il faut faire avant l’évènement

La réussite de toute entreprise commence par une organisation minutieuse et préalable. À cet effet, la phase préparatoire de votre évènement est une condition tout à fait importante.

Commencez par définir les objectifs de l’évènement

Un évènement réussi est un évènement qui suit une ligne directrice précise. Pour cela, il est indispensable d’identifier et de délimiter le champ et les objectifs de votre projet avant toute chose. Cet exercice vous permettra de vous situer en ce qui concerne l’organisation et les divers besoins liés celle-ci. Il s’agit généralement des détails comme :

• les points de l’ordre du jour ;
• le nombre d’invités ;
• les cibles du projet ;
• les résultats attendus.

Pour un suivi plus ou moins effectif, il serait très pratique de noter ces détails dans un calepin afin de ne pas faire l’impasse sur des aspects importants.

Trouvez l’emplacement parfait

Il faut choisir un lieu qui est non seulement capable de contenir le nombre de participants de l’évènement, mais l’emplacement doit être approprié et confortable. Puisque votre principal objectif doit être le confort de vos convives. Il est donc conseillé de choisir les lieux qui offrent les commodités comme l’accès parking, la climatisation, les mobiliers douillets, etc. Aussi, devez-vous veiller à ce que l’emplacement soit facilement accessible et le plus proche possible.

Faites confectionner des badges nominatifs

Si souhaitez une organisation irréprochable et impressionnante, vous ne devez faire l’impasse sur aucun détail utile. Vous devez donc penser à prévoir des badges personnalisés pour chaque participant de l’évènement. Ceux-ci porteront les noms et prénoms, l’entreprise et le poste des convives. Vous pouvez faire appel à un prestataire comme INDEP pour commander vos badges nominatifs à moindre coût et sans délai. L’avantage de recourir à ces gadgets est qu’ils vous permettent d’assurer un certain degré d’ordre dans l’organisation. Puisque chacun sera facilement identifiable, ce qui favorise le respect des règles de préséance lors de l’évènement.

L’envoi et la confirmation des invitations

Ne vous contentez pas d’envoyer de simples invitations aux personnes que vous entendez accueillir lors de votre évènement. Vous devez exiger une réponse de la part des invités infirmant ou confirmant leur présence. Notez qu’un invité de plus ou de moins que ce que vous avez prévu peut considérablement impacter le bon déroulement de votre évènement.

Ce qu’il faut faire pendant l’évènement

La seconde partie du travail se fait le jour J de l’évènement.

Garantissez un accueil chaleureux

Un accueil bien chaleureux ne laissera sans doute pas vos convives indifférents. Vous devez donc prendre les dispositions nécessaires pour créer une ambiance d’harmonie et de convivialité afin de mettre vos invités à l’aise. Pensez par exemple à mettre en place une équipe qui se chargera de recevoir et d’installer chaque convive à leur arrivée.

Gardez un œil sur tous les détails

Faites en permanence l’état de lieux afin de vous assurer que tout se passe bien. N’hésitez pas à faire des reproches à l’endroit des prestataires en cas de défaillances liées aux services fournis.